ما هو تخطيط موارد المؤسسات؟
يعد مصطلح تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مصطلحًا مستخدمًا على نطاق واسع ولكن ربما لا يكون مفهومًا جيدًا. إنه يرمز إلى تخطيط موارد المؤسسات، وعلى الرغم من أنه كان يستهدف في البداية شركات التصنيع، إلا أنه يغطي اليوم أي منتج يمكن استخدامه في الشركة.
عند تنفيذه بشكل فعال، يسمح نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للشركات بكسر الصوامع التنظيمية التقليدية، واستبدالها بهيكل أفقي متكامل بإحكام حيث تتوافق الإستراتيجية والهيكل التنظيمي والعمليات والتكنولوجيا بشكل وثيق. قد تشمل التطبيقات التمويل والتوزيع والتصنيع والموارد البشرية وكشوف المرتبات وتكاليف المشروع.
هناك الكثير من الخلط بين النظام المحاسبي وتخطيط موارد المؤسسات (ERP). في الماضي كان النظام المحاسبي يقتصر على الشؤون المالية فقط، ولكن تغير ذلك في السنوات الأخيرة وأصبح من الصعب الآن التمييز بين النظام المحاسبي ونظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). والفرق بينهما هو مسألة درجة كما هو مبين في الجدول التالي.
معايير:
- نظام المحاسبة ERP.
- عبر الشركة ربما نعم.
- قابلة للتحجيم جزئيا نعم.
- الأسعارمنخفضة إلى متوسطةعالية.
- نسبة رسوم التنفيذ: الترخيص< 1 > 1.
- قدرات التخصيص تعتمد على نطاق واسع.
- الوظيفة تعتمد على نطاق واسع.
- منصة تقنية فردية ومتعددة.
- تحليل
ابدأ بفهم عوامل النجاح الحاسمة (CSFs)
يتم تعريف عوامل النجاح الحرجة على أنها تلك الأشياء التي يجب عليك القيام بها بشكل جيد لتحقيق النجاح. يمكنك استخدام عوامل النجاح الحاسمة (CSFs) كوسيلة لتحديد ما إذا كان أحد المتطلبات بالغ الأهمية حقًا. إذا لم يكن من الممكن تعيين أحد المتطلبات مباشرة إلى CSF، فهو ليس بالغ الأهمية.
تحديد مقاييس النجاح
قبل البدء في أي مشروع، يجب أن تعرف كيفية قياس النجاح من حيث توفير المال من خلال تبسيط العمليات، وزيادة الإيرادات، وزيادة الحصة السوقية... قياسات النجاح تعمل كمحفزات للمشروع، كما أن الموظفين أثناء التنفيذ يساعدون في استمرار المشروع. تتبع وتركيز الجهد. في تحقيق أهداف العمل الهامة.
فهم العمليات التجارية الحالية والبحث عن فرص لتحسينها.
وإلى أن تفهم عملية الأعمال الحالية، فأنت لست جاهزًا. قد لا يعرف الموظفون أن ما يفعلونه غير عادي. شمّر عن سواعدك وتحدث إلى الأشخاص الذين يقومون بالعمل. وتذكر أن الشيطان يكمن في التفاصيل. على طول الطريق، قد تكون القيمة المضافة الخاصة بك هي تحديد طرق لتحسين العمليات التجارية.
لا تكن غامضا في تعريف المتطلبات
كلما كان الشرط أكثر غموضا، كلما زاد تفسير ما إذا كان مقدم خدمة معين يفي بالمتطلبات. يجب أن تكون دقيقًا حتى تتمكن من مقارنة التفاح بالتفاح.
لا تضيعوا الوقت مع الوظائف الأساسية
لقد نضجت الأنظمة إلى الحد الذي تم فيه تنفيذ الأساسيات بشكل جيد. ركز فقط على المتطلبات الفريدة أو التي قد تختلف حسب المزود.
إدارة النطاق والميزانية والجدول الزمني.
إدارة المشروع هي العامل الأساسي في التنبؤ بنجاح أي مشروع. تتضمن إدارة المشروع إدارة النطاق والميزانية والجدول الزمني. بدلاً من استخدام مدرسة الطرق الصعبة، يجب أن تفكر في العمل باستخدام منهجية منظمة مثل تلك التي نشرها معهد إدارة المشاريع (PMI).
احصل على موافقة الموظف
التعرف على القدر الكبير من معرفة الموظف ومساهمة الموظف المحتملة. لسوء الحظ، المعرفة غالبًا ما تكون في رؤوس الموظفين ويجب توخي الحذر لتشمل مدخلاتهم. وفي الوقت نفسه، فإنك تقوم بإشراكهم بشكل فعال في العملية وتضمن قبولهم لها.
تعيين بطل داخلي
يجب تعيين قائد داخلي للمشروع. حتى أصعب المشاريع يمكن أن تكون ناجحة عندما يكون لديك قائد داخلي مستعد للقيام بكل ما يلزم لإنجاز المهمة. من الأفضل تعيين قائد داخلي في بداية مشروع اختيار النظام للتأكد من التزامه وتوافقه مع النظام المختار.
إدارة المخاطر
ابحث عن المخاطر المحتملة وتأثيرها واحتمالية حدوثها. تشجيع جميع أصحاب المصلحة على تطوير استراتيجيات للتخفيف من المخاطر. يوجد في كل منظمة منتقد واحد على الأقل، والذي يمكن أن يسبب الكثير من المشاكل، ولكنه يتمتع أيضًا بالكثير من المعرفة. يجب تضمين المنتقدين في عملية إدارة المخاطر. ومن خلال تلقي تعليقاتهم مبكرًا، يمكنك تجنب المشكلات والحد من سلبياتهم بشكل فعال.
ضمان موافقة الإدارة
قم بتوصيل نطاق المشروع والحصول على الموافقة في الخطوات الحاسمة على طول الطريق. يجب على الإدارة تطوير أو التصديق على مقاييس النجاح.
اختيار البائعين
تحديد الموردين المحتملين
سوف تتفاجأ بعدد الموردين الذين يريدون عملك. ابدأ بدليل المشتري مثل الدليل المنشور على موقع CAmagazine والذي يمكنك الوصول إليه من القائمة الموجودة على اليسار. ستلاحظ في دليل المشتري أن الموردين مقسمون إلى طبقات. عادة ما يتم خدمة الشركات الأكبر بشكل أفضل من قبل الموردين من المستوى الأول والثاني. تتلقى الشركات الصغيرة عمومًا خدمة أفضل من مقدمي الخدمات الآخرين، ويرجع ذلك جزئيًا إلى انخفاض الاستثمار، ولكن أيضًا بسبب انخفاض التعقيد. تتمتع منتجات المستوى الأول عمومًا بقدر كبير من المرونة، ولكنها تستغرق وقتًا أطول في الإعداد والتدريب والتشغيل.
عادةً ما تكون هناك مخاطر أكبر مرتبطة بالموردين الرأسيين والمخصصين. ومع ذلك، فإن الفوائد يمكن أن تفوق المخاطر المحتملة. للحصول على قوائم الموردين المحتملين:
- استخدام عمليات البحث على الإنترنت
- اتصل بالمحاسب الخاص بك
- الاتصال بالزملاء
- اتصل بالاستشاريين
- الاتصال بجمعيات الصناعة
- البحث في المجلات المتخصصة عن المقالات والإعلانات.
- حضور المعارض التجارية
العثور على موزع جيد
يمكن للموزع أو بائع القيمة المضافة (VAR)/المنفذ أن يحدث فرقًا كبيرًا. في كثير من الأحيان، تقضي الشركات التي تختار أنظمة جديدة الكثير من الوقت في تحليل المنتج والمورد، ولكن ليس وقتًا كافيًا في تحليل قدرات VAR. من الممكن أن يتم تعيين VAR بواسطة الموفر وقد لا يكون VAR هو الخيار الأفضل. يمتلك البائعون منهجية لتعيين العملاء المحتملين لشركائهم/VARs غير مفهومة جيدًا. يمكن أن يحصل على VAR التالي في القائمة. بمجرد تعيين VAR، يتردد مقدمو الخدمة في تقديم VAR آخر، حيث قد يؤدي ذلك إلى تنافس VARs مع بعضها البعض على نفس العميل المتوقع. لذلك قم بمراجعة مسبقة لتقنية VAR. والأفضل من ذلك، أن تسأل شخصًا تعرفه عن اسم VAR.
إصدار طلب تقديم العروض (RFP)
يعد طلب تقديم العروض أداة جيدة لتوصيل احتياجاتك باستمرار إلى الموردين وإنشاء قائمة قصيرة بالموردين. اطلب من البائعين الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالتكاليف والتكنولوجيا وقاعدة العملاء ومؤهلات المطورين والمنفذين والعملاء المماثلين. اطلب من الموردين الرد على كل مطلب برقم مثل "7" في الإصدار الحالي والمذكور في التقدير، "6" في الإصدار الحالي، "5" متاح خلال 6 أشهر، "4" تعديل طفيف أو حل بديل، "3" "الجزء الثالث، "2" متاح خلال عام واحد، "1" تعديل رئيسي أو حل بديل، "0" غير متوفر. ومن خلال قياس أولوية كل متطلب مضروبًا في استجابة المورد ثم إضافة النتائج معًا، تحصل على درجة تعطيك إشارة إلى مدى ملاءمة كل مورد.
مراجع الدعوة
سوف تتفاجأ بمدى ما تعلمته ومدى قلة معرفة بعض مقدمي الخدمة بعملائهم. احصل على قائمة مرجعية بالأسئلة التي يجب طرحها، مثل قائمة المراجعة الخاصة بنا والتي يمكن الحصول عليها بالنقر هنا. أخبر المرجع قليلاً عن نفسك قبل طرح أي أسئلة حتى يشعر بالراحة معك.
إثبات أن النظام سوف يعمل من أجلك
قم بإعداد برنامج نصي يحتوي على نماذج من المعاملات التي تحتاج إلى المعالجة على مستوى النظام. سيحتوي البرنامج النصي "يوم في حياة شركتك" على أهم العمليات التجارية مع نماذج المستندات والتقارير. يمكنك أن تطلب من 1-2 من البائعين إعداد إثبات المفهوم. هذه مهمة تستغرق وقتًا طويلاً لكل من البائعين وأنت الذين تحضر العرض التوضيحي. لكنك تركز فقط على البائعين الذين من المرجح أن يفوزوا بعملك.
التفاوض على السعر والعقد.
إنه سوق المشتري. سوف تحصل على خصم لا يقل عن 10% على العرض الأول. يقدم العديد من مقدمي الخدمة أسعارًا تنافسية عندما يعلمون أنهم قد يخسرون أمام منافس قد يقدم حلاً معقولاً بسعر أقل.
تعرف على التكلفة الإجمالية للملكية (TCO)
يجب عليك فهم جميع التكاليف، بما في ذلك رسوم الترخيص والتنفيذ والدعم والأجهزة والشبكات والاتصالات، قبل اتخاذ القرار. لا ينبغي أن تكون هناك مفاجآت في وقت لاحق. انقر هنا لمزيد من المعلومات حول التكلفة الإجمالية للملكية.
اصنع طيارًا في غرفة الاجتماعات
يجب عليك العمل مع النظام لفهم الخيارات العديدة. قد تعتقد أن بعض التخصيص ضروري حتى تفهم الحلول المختلفة بشكل أفضل. لدى البائع فكرة عن التخصيصات، ولكن ربما لم ينشئ مواصفات أو يقدم لك عرض أسعار ثابتًا. استخدم الإصدار التجريبي من مجلس الإدارة كوسيلة لتمكين البائع من فهم متطلباتك وفهم النظام بشكل أفضل قبل توقيع العقد وشراء البرنامج. سوف تحتاج إلى الدفع لمقدمي الخدمات مقابل وقتهم. يجب أن تحصل على سعر ثابت كأحد نتائج البرنامج التجريبي لغرفة الاجتماعات.
تطبيقات:
- أساس حالة الأعمال
لا تنس ما كان يجب أن تعرفه أثناء عملية الاختيار. يجب أن تكون قد فهمت بالفعل عوامل النجاح الحاسمة (CSFs). يتم تعريف عوامل النجاح الحرجة على أنها تلك الأشياء التي يجب عليك القيام بها بشكل جيد لتحقيق النجاح. أيضًا، يجب أن يكون لديك مقاييس محددة للنجاح. قبل البدء في أي مشروع، يجب أن تعرف كيفية قياس النجاح. تعمل قياسات النجاح كمحفز للموظفين أثناء التنفيذ وتساعد في إبقاء المشروع على المسار الصحيح والتركيز على تقييمات تحدي الألفية. حتى لو لم تكن قد قمت بذلك لاختيار النظام، فلم يفت الأوان بعد.
- تحسين إجراءات العمل
لا تفترض أن عملية عملك الحالية هي أفضل طريقة لإنجاز المهمة. والأسوأ من ذلك، لا تصر على تعديل النظام الجديد ليقوم بالضبط بما تم القيام به من قبل. أولاً، تأكد من فهم عملية الأعمال الحالية. شمّر عن سواعدك وتحدث إلى الأشخاص الذين يقومون بالعمل. اطلب منهم أن يخبروك بمقدار الوقت الذي يقضونه في الأنشطة. قد لا يبدو الأمر خطيرًا إذا خسر شخص واحد 15 دقيقة يوميًا، ولكن كم سيكلف ذلك إذا كان هناك 10 أشخاص يقومون بنفس الشيء طوال العام؟ بافتراض أن معدل الساعة هو 25 دولارًا و1800 ساعة عمل سنويًا، فإن هذه المشكلة الصغيرة تكلف الشركة 112500 دولارًا سنويًا.
- ادارة مشروع
تعد إدارة المشروع عاملاً أساسيًا في التنبؤ بنجاح أي مشروع. تتضمن إدارة المشروع إدارة النطاق والميزانية والجدول الزمني. بدلاً من استخدام مدرسة الطرق الصعبة، يجب أن تفكر في العمل باستخدام منهجية منظمة مثل تلك التي نشرها معهد إدارة المشاريع (PMI). يتمتع مدير المشروع الجيد بدعم الإدارة العليا ويمكن أن يكون صعبًا. إذا كان مدير المشروع يريد إرضاء الجميع، فهو ليس الشخص المناسب.
- بطل داخلي
يجب تعيين قائد داخلي للمشروع. حتى أصعب المشاريع يمكن أن تكون ناجحة عندما يكون لديك قائد داخلي مستعد للقيام بكل ما يلزم لإنجاز المهمة.
- مشاركة العمال
إنها تحتاج إلى مشاركتكم لأسباب عديدة. وبدون ذلك، قد تخاطر بفقدان العمليات التجارية الهامة التي لا يعرفها أحد سواهم. وعلى نفس القدر من الأهمية هو العنصر النفسي. غالبًا ما يشعر الناس بالتهديد من التغيير. ومن خلال إشراكهم، فمن المرجح أن يدعمونا.
- أفضل الناس
تريد مشاركة أفضل الأشخاص لديك في التنفيذ. إنهم يحظون بثقة زملائهم، ويعرفون العمل جيدًا، ويتمتعون عمومًا بالسلوك الصحيح. التنفيذ سوف يستغرق وقتا. يجب عليك تقليل عبء العمل العادي الخاص بك.
- إدارة المخاطر
ابحث عن المخاطر المحتملة وتأثيرها واحتمالية حدوثها. تشجيع جميع أصحاب المصلحة على تطوير استراتيجيات للتخفيف من المخاطر. يوجد في كل منظمة منتقد واحد على الأقل، والذي يمكن أن يسبب الكثير من المشاكل، ولكنه يتمتع أيضًا بالكثير من المعرفة. يجب تضمين المنتقدين في عملية إدارة المخاطر. ومن خلال تلقي تعليقاتهم مبكرًا، يمكنك تجنب المشكلات والحد من سلبياتهم بشكل فعال.